70 Empregos para Secretária executiva - São Paulo

Suas funções:

• Atendimento telefônico;
• Controle de materiais do escritório;
• Controle da agenda dos sócios;
• Rotina de agendamento de reuniões dos sócios e advogados do escritório;
• Gestão de assistentes.

Requisitos:

• Experiência prévia como secretária executiva;
• Experiência no meio jurídico;
• Domínio do pacote office (Excel, Word, Powerpoint);
• Formação superior completa;
• Inglês avançado.

Se estiver no perfil para esta vaga, você pode enviar o seu CV diretamente para Letícia Ferreira no e-mail com o assunto “Secretária Executiva”.

Ou cadastre seu currículo aqui para outras oportunidades.

Estamos contratando uma Secretária Executiva.

A Lifetime atua no mercado financeiro desde 2011. Hoje, somos a melhor assessoria credenciada ao BTG Pactual, o maior banco de investimentos da América Latina. Como Multi Family Office, oferecemos as mais completas soluções financeiras do mercado com atendimento personalizado e infraestrutura robusta.

Estamos crescendo para além de nossa matriz, em São Paulo, e alcançando novos horizontes em todas as regiões do país.

Buscamos:

• Experiência na área de secretariado;
• Ensino Superior completo;
• Perfil analítico, executor e senso crítico;
• Atuação no mercado financeiro será considerado um diferencial.

Atividades:

• Controle de agenda e compromissos;
• Planejamento de viagens, compra de passagens e reserva de hotéis;
• Recebimento, envio e conferência de documentos e correspondências;
• Organização de arquivos;
• Atendimento telefônico e filtro de ligações;
• Recepção de clientes e convidados;
• Acompanhamento e preparação de reuniões;
• Realização de atas.

A Lifetime é uma empresa preparada para desenvolver profissionais!

O que a Lifetime oferece para meu crescimento?

A Lifetime é uma empresa para quem busca uma posição com foco no longo prazo. Assim como trabalhamos para acompanhar a trajetória de nossos clientes, desejamos também uma parceria duradoura com os sócios do conglomerado. Venha conosco e conte com:

• Infraestrutura robusta, com escritório localizado no coração de São Paulo;
• Governança;
• Crescimento profissional.

Atividade

Assessorar, gerenciando informações, auxiliando na execução de tarefas administrativas e em reuniões, marcando e cancelando compromissos. Coordenar e controlar equipes e atividades; controlar documentos e correspondências.

Atender usuários externos e internos; organizar eventos e viagens; prestar serviços em idiomas estrangeiros; apoiar atividades de ensino, pesquisa e extensão.

Assessorar direção:

• Administrar agenda pessoal da direção; despachar com a direção; colher assinaturas; priorizar, marcar e cancelar compromissos; definir ligações telefônicas; administrar pendências; definir encaminhamento de documentos; assistir às reuniões da direção; secretariar reuniões.

Atender pessoas:

• Recepcionar pessoas; fornecer informações; atender pedidos, solicitações e chamadas telefônicas; filtrar ligações; anotar e transmitir recados; orientar e encaminhar pessoas; prestar atendimento especial a autoridades e usuários diferenciados.

Gerenciar informações:

• Ler documentos; levantar informações; consultar outros departamentos; criar e manter atualizado banco de dados; cobrar ações, respostas e relatórios; controlar cronogramas e prazos; direcionar informações; acompanhar processos; reproduzir documentos; confeccionar clippings.

Elaborar documentos:

• Redigir ofícios, memorandos, cartas; convocações, atas; pesquisar bibliografia; elaborar relatórios; digitar e formatar documentos; elaborar convites e convocações, planilhas e gráficos; preparar apresentações; transcrever textos.

Controlar correspondência:

• Receber, controlar, triagem, destinar, registrar e protocolar correspondência e e-mails; controlar malote.

Organizar eventos e viagens:

• Estruturar o evento; fazer check-list; pesquisar local; reservar e preparar sala; enviar convites e convocações; confirmar presença; providenciar materiais, equipamentos e apoio; dar suporte durante o evento; providenciar diárias, hospedagem, passagens e documentação legal das direções (passaporte, vistos).

Supervisionar equipes:

• Estabelecer atribuições; programar e monitorar atividades.

Arquivar documentos:

• Identificar assunto e natureza; determinar forma de arquivo; classificar, ordenar, cadastrar e catalogar; administrar e atualizar arquivos; dominar informática; utilizar recursos de informática.

Executar outras tarefas de mesma natureza e nível de complexidade, associadas ao ambiente organizacional.

Quem somos?

Somos uma empresa de cibersegurança orientada a viabilizar as estratégias de negócios dos nossos clientes através de soluções seguras, flexíveis e inovadoras.

Atuamos no Brasil desde 1998, integrando soluções de última geração reconhecidas pelo Gartner, Forrester e pelos nossos clientes.

Descrição do cargo:

Buscamos uma Secretária Executiva altamente organizada e proativa para apoiar a alta liderança da empresa. Esse profissional será responsável por gerenciar agendas, organizar reuniões, preparar documentos estratégicos e garantir a eficiência administrativa do dia a dia.

Responsabilidades e atribuições:

• Gerenciar agendas, compromissos e reuniões da diretoria;
• Organizar eventos, viagens e logística de deslocamento;
• Elaborar e revisar documentos, relatórios e apresentações;
• Fazer a gestão e organização de e-mails e correspondências;
• Acompanhar e auxiliar na execução de projetos estratégicos;
• Manter a confidencialidade e a organização das informações corporativas;
• Atuar como ponto de contato entre a diretoria e outras áreas da empresa.

• Formação superior em Administração, Secretariado Executivo ou áreas correlatas;
• Experiência prévia como Secretária Executiva ou em funções similares;
• Domínio do Pacote Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook);
• Excelente comunicação verbal e escrita;
• Organização, discrição e proatividade;
• Inglês intermediário/avançado (diferencial).

Estamos em busca de uma Secretária executiva altamente organizada e dinâmica para apoiar diretamente os sócios da Reg Life.
Essa é uma oportunidade única para trabalhar em um ambiente desafiador e dinâmico, garantindo que as operações diárias dos sócios sejam realizadas de maneira eficaz e eficiente.

O que esperamos de você:

• Experiência mínima de 2 anos

• Experiência prévia como Secretária, preferencialmente atendendo múltiplos executivos

• Habilidades excepcionais de organização e gestão de tempo.

• Capacidade de trabalhar sob pressão e priorizar tarefas em um ambiente dinâmico.

• Excelente comunicação verbal e escrita.

• Proatividade, discrição e atenção aos detalhes.

• Conhecimento avançado em ferramentas de produtividade, incluindo:

• Google Drive (Documentos, Planilhas, Apresentações e gerenciamento de arquivos).

• Gerenciamento de agendas com Google Agenda.

• Ferramenta de gestão de projetos ClickUp (desejável experiência prática).

• Familiaridade com o pacote Microsoft Office (Outlook, Excel, Word, PowerPoint).

• Desejável inglês e espanhol avançado. (Diferencial)
  
  

Competências comportamentais

Comunicação Eficiente
Empatia e Inteligência Emocional
Paciência e Tolerância
Proatividade e Iniciativa
Autonomia
Organização e Gestão do Tempo

Suas principais responsabilidades serão:

• Gerenciar agendas complexas e concorridas dos seis sócios e organizando compromissos.

• Organizar viagens, incluindo pesquisa de destinos, roteiros, reservas, checklists, passagens, hospedagem e documentação legal.

• Facilitar a comunicação entre a diretoria e as demais áreas da empresa, garantindo respostas rapidamente.

• Preparar relatórios, atas de reuniões, apresentações e documentos diversos, conforme solicitado.

• Acompanhar e organizar eventos.

• Garantir o acompanhamento de prazos e entregas importantes, auxiliando na gestão de projetos dos sócios.

• Resolver problemas e lidar com situações inesperadas de forma ágil e assertiva.

• Manter a confidencialidade de informações sensíveis e estratégicas.

• Gerir o processo de reembolso dos sócios, garantindo os prazos.

• Identificar oportunidades de otimização de processos administrativos.
  
  

O que oferecemos:

Modelo de trabalho 100% home office

Treinamentos constantes

100,00 reais no cartão solides no seu aniversário

Apoio para cursos que promovam o seu desenvolvimento

Bônus no final do ano referente a metas

Descanso remunerado

Gympass

Sobre nós:

Somos a maior Escola de Poker da América Latina e temos a missão de transformar a vida de apaixonados por poker através do acesso ao conhecimento das maiores mentes do jogo; tornando esses jogadores vencedores para serem mais felizes fazendo algo que amam com excelência.

Acreditamos que um time diverso é o caminho para cumprir a nossa missão de transformar vidas e, por isso, contamos com uma equipe inovadora, criativa, cheia de energia e, principalmente, apaixonada pelo que faz.

A nossa essência é marcada pela busca por melhoria contínua, desenvolvimento pessoal, contribuição, liberdade, integridade e bom humor.

Nossos valores

• Paixão

• Liberdade

• Comprometimento com resultados

• Contribuição

• Criatividade

• Integridade

Curtiu? Venha fazer parte desse time de sucesso!

Vaga: Secretária Executiva

Estamos em busca de uma Secretária Executiva para se juntar à nossa equipe!

Requisitos:

• Formação superior (desejável área administrativa ou afins).
• Experiência anterior na função.
• Excelente comunicação verbal e escrita.
• Organização, proatividade e habilidade em multitarefas.
• Domínio de ferramentas do pacote Office (Word, Excel, PowerPoint).
• Capacidade de lidar com demandas de alta complexidade e prazos curtos.

Atividades:

• Auxílio direto à diretoria e demais áreas da empresa.
• Gestão de agendas e compromissos.
• Organização de reuniões e eventos corporativos.
• Elaboração e controle de documentos e relatórios.
• Atendimento a clientes e fornecedores.
• Apoio na coordenação de processos internos.

Benefícios:

• Vale alimentação e refeição
• Vale transporte

Se você é dinâmica, organizada e tem vontade de contribuir para o sucesso de nossa equipe, queremos conhecê-la!

Venha fazer parte do nosso time!

CartaCapital é uma publicação líder comprometida com jornalismo investigativo e análise profunda sobre política, economia, e questões ambientais.

• Local: Híbrido – São Paulo/SP (Rua da Consolação);
• Modelo de Contratação: Pessoa Jurídica (PJ);
• Horário: Segunda a sexta-feira.

Estamos em busca de uma Secretária Executiva organizada, proativa e com forte senso de confidencialidade para atuar diretamente no suporte à diretoria. A profissional será responsável por gerenciar agendas, organizar compromissos e reuniões, além de executar atividades administrativas com eficiência e discrição. A atuação será em regime híbrido, com presença regular (segunda e quarta-feira) na redação localizada na Rua da Consolação – São Paulo/SP.

• Gerenciar agendas, compromissos e reuniões da diretoria;
• Coordenar a logística de viagens, eventos corporativos e compromissos externos;
• Organizar e preparar documentos, apresentações e relatórios;
• Atender e filtrar ligações, e-mails e demais comunicações;
• Apoiar o gerenciamento de contrato de prestadores de servidores (internos e externos);
• Elaborar atas, pautas e realizar follow-up de reuniões;
• Apoiar em atividades administrativas e demandas de rotina do executivo;
• Manter a confidencialidade das informações e garantir o fluxo de comunicação eficaz.
• Disponibilidade para atuação em regime híbrido em São Paulo – capital (escritório na Rua da Consolação);
• Experiência comprovada como Secretária Executiva ou em função similar;
• Domínio do Pacote Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook);
• Excelente comunicação verbal e escrita;
• Organização, discrição e proatividade são essenciais;
• CNPJ ativo e disponibilidade para contratação como Pessoa Jurídica (PJ).

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São Paulo, São Paulo, Brazil R$1,640.00-R$,200.00 1 week ago

São Paulo, São Paulo, Brazil 14 hours ago

São Paulo, São Paulo, Brazil 3 months ago

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São Paulo, São Paulo, Brazil R$1,700.00-R$1,700.00 12 h urs ago

Formação ou cursando Secretariado ou áreas correlatas;

Desejável idioma em espanhol (Não eliminatório);

Experiência anterior em funções de apoio à alta gestão.

Atendimento à presidência e diretoria;

Coordenação e acompanhamento de agendas e reuniões internas e externas;

Organização de viagens nacionais e internacionais (passaporte, vistos, passagens, hotéis, seguros, roaming e moeda estrangeira);

Apoio a expatriados (documentação, interface com família e áreas internas);

Conferência de despesas em cartões corporativos e controle de orçamento anual;

Elaboração de atas de reuniões e solicitações de reembolso médico;

Compras de materiais e mantimentos;

Recepção de visitantes estrangeiros;

Emissão de pedidos no sistema Totvs e acompanhamento de pagamentos;

Solicitação e organização de coffee breaks;

Apoio em demandas particulares da diretoria.

A Secretária Executiva é responsável por dar suporte direto à alta direção da empresa, atuando de forma estratégica na organização da agenda, na comunicação interna e externa, e na gestão de informações sigilosas. Seu papel é essencial para garantir a eficiência e fluidez das atividades da liderança, bem como o cumprimento de prazos e compromissos institucionais.

Atividades

• Gerenciar e organizar agendas, compromissos e reuniões da diretoria;
• Redigir e revisar documentos, e-mails e correspondências;
• Planejar e organizar viagens (passagens, hospedagem, logística);
• Atuar como facilitadora da comunicação entre a diretoria e os demais setores da empresa;
• Preparar pautas e atas de reuniões, relatórios e apresentações executivas;
• Controlar documentos e arquivos confidenciais;
• Atender visitantes e realizar o acolhimento de clientes e parceiros estratégicos;
• Auxiliar no planejamento e organização de eventos corporativos;
• Acompanhar e apoiar a execução de projetos sob responsabilidade da diretoria;
• Realizar interface com clientes e parceiros externos, conforme demanda;
• Disponibilidade para viagens.