66 Empregos para Secretária executiva - São Paulo

Estamos contratando uma Secretária Executiva.

A Lifetime atua no mercado financeiro desde 2011. Hoje, somos a melhor assessoria credenciada ao BTG Pactual, o maior banco de investimentos da América Latina. Como Multi Family Office, oferecemos as mais completas soluções financeiras do mercado com atendimento personalizado e infraestrutura robusta.

Estamos crescendo para além de nossa matriz, em São Paulo, e alcançando novos horizontes em todas as regiões do país.

Buscamos:

• Experiência na área de secretariado;
• Ensino Superior completo;
• Perfil analítico, executor e senso crítico;
• Atuação no mercado financeiro será considerado um diferencial.

Atividades:

• Controle de agenda e compromissos;
• Planejamento de viagens, compra de passagens e reserva de hotéis;
• Recebimento, envio e conferência de documentos e correspondências;
• Organização de arquivos;
• Atendimento telefônico e filtro de ligações;
• Recepção de clientes e convidados;
• Acompanhamento e preparação de reuniões;
• Realização de atas.

A Lifetime é uma empresa preparada para desenvolver profissionais!

O que a Lifetime oferece para meu crescimento?

A Lifetime é uma empresa para quem busca uma posição com foco no longo prazo. Assim como trabalhamos para acompanhar a trajetória de nossos clientes, desejamos também uma parceria duradoura com os sócios do conglomerado. Venha conosco e conte com:

• Infraestrutura robusta, com escritório localizado no coração de São Paulo;
• Governança;
• Crescimento profissional.

Buscamos uma Secretária / Assistente de Diretoria. Se você tem experiência com administração da agenda da diretoria e eventos e tem interesse em fazer parte de uma empresa que está crescendo e que te desafia a cada dia, seu lugar é aqui! Inscreva-se e vem crescer com a gente!

• Administrar a agenda da diretoria;
• Gerenciar viagens, reuniões e compromissos;
• Preparar locais para reuniões e eventos;
• Atender clientes e fornecedores;
• Efetuar e atender ligações nacionais e internacionais;
• Organizar, conferir e despachar arquivos e documentos;
• Atender e apoiar clientes internos e externos;
• Assessorar em demandas administrativas gerais.

• Graduação completa em Secretariado, Administração ou cursos relacionados;
• Experiência sólida como secretária ou assistente de diretoria;
• Flexibilidade para atender alta demanda;
• Pacote Office avançado;
• Português excelente (fala e escrita);
• Inglês e Espanhol serão diferenciais

• Refeitório no local;
• VR;
• Assistência Médica (com coparticipação);
• Assistência Odontológica;
• Seguro de Vida;
• VT / Fretado / Auxílio Mobilidade;
• Totalpass;
• Local de trabalho: Santana de Parnaíba;
• 44 horas semanais

Sobre a EXAME | Saint Paul

EXAME | Saint Paul nasce da união entre duas referências em seus segmentos: a EXAME, com mais de 50 anos como o principal veículo de conteúdo e análise econômica do Brasil, e a Saint Paul Escola de Negócios, reconhecida globalmente por sua excelência em educação executiva e inovação. Juntas, formam o maior ecossistema de informação e educação para negócios do país.

Como uma plataforma integrada, a EXAME | Saint Paul se posiciona como um modelo "one-stop-shop" para aprendizado contínuo (lifelong learning) e recapacitação profissional (reskilling). Combinando o rigor editorial e a visão estratégica da EXAME com a tradição acadêmica e a inovação tecnológica da Saint Paul, oferecemos soluções completas para formar líderes e transformar empresas no Brasil e no mundo.

Além de uma oferta robusta de cursos de graduação, pós-graduação, MBAs Online, MBAs Executivos, programas de impacto e capacitações online por meio da premiada plataforma LIT, a EXAME | Saint Paul fortalece a rede de relacionamento de seus alunos e leitores, integrando iniciativas como os Clubes EXAME, Alumni Saint Paul, e os membros dos prêmios Maiores & Melhores e Negócios em Expansão.

Com o compromisso de democratizar o acesso à educação de ponta e fornecer conteúdos e ferramentas para a tomada de decisões, a EXAME | Saint Paul tem como propósito impulsionar o desenvolvimento de profissionais, empresas e da sociedade como um todo, antecipando tendências e gerando impacto positivo no cenário corporativo e econômico.

As principais atividades são:

• Gerenciar agendas do CEO e diretores, priorizando compromissos e otimizando o tempo da liderança.
• Organizar reuniões e eventos executivos, incluindo convites, pautas e acompanhamento de follow-ups.
• Realizar o atendimento direto a executivos internos e externos, clientes e stakeholders, assegurando padrão de cordialidade, discrição e profissionalismo.
• Apoiar na logística de viagens nacionais e internacionais de executivos e colaboradores, cuidando de reservas, deslocamentos e detalhes operacionais.
• Preparar relatórios e documentos executivos com alto nível de qualidade e confidencialidade.
• Apoiar demandas administrativas da alta liderança, atuando como elo entre o CEO/diretores e demais áreas da organização.
• Organizar e manter arquivos, contratos e documentos, garantindo acessibilidade e controle.
• Antecipar necessidades e atuar de forma proativa na resolução de demandas, assegurando fluidez no dia a dia executivo.
• Coordenar cafés da manhã e almoços com clientes e visitantes no escritório, avaliando qualidade e custo, além de organizar toda a experiência de recepção.

Para mandar bem nesse desafio, esperamos que você tenha:

• Formação superior completa (Administração, Secretariado Executivo, Comunicação ou áreas correlatas).
• Experiência comprovada como Secretária Executiva ou Assistente de Diretoria, com atendimento a C-level.
• Excelência em comunicação verbal e escrita, com postura profissional e habilidade de relacionamento interpessoal.
• Domínio do Pacote Office (Word, Excel, PowerPoint) e ferramentas digitais de organização (Outlook, Teams, Zoom, etc.).
• Perfil organizado, detalhista, com capacidade de priorização e discrição absoluta no tratamento de informações sensíveis.

• Vivência em empresas de mídia, educação, tecnologia ou ambientes dinâmicos que demandam alto nível de adaptabilidade.
• Experiência com organização de viagens internacionais e recepção de autoridades/executivos estrangeiros.
• Conhecimento de práticas de etiqueta corporativa e protocolo executivo.
• Experiência em organização de eventos corporativos, incluindo contato e negociação com buffets e fornecedores de hospitalidade.
• Inglês avançado (desejável fluência) para suporte em demandas internacionais.

Celebrar o empreendedorismo ao informar, formar e reconhecer quem transforma o presente, inspirando um futuro melhor. Aqui, construímos juntos, o agora e o futuro! Somos uma equipe movida por propósito, com coragem para inovar, responsabilidade para crescer e vontade real de gerar impacto. Acreditamos que grandes resultados nascem da colaboração, do cuidado com o que é coletivo e da busca contínua por performance e novos aprendizados. Se você quer crescer em um ambiente que valoriza ideias e atitude que faz a diferença, este é o seu lugar. Vem com a gente!

• Celebramos o que gera impacto nos resultados
• Inovamos com Coragem e Responsabilidade
• Jogamos Juntos, Sempre
• Cuidamos da Exame como um Bem Comum

• Convênio Médico e Odontológico (Bradesco Saúde)
• Wellhub (antigo Gympass) e Totalpass
• Cartão VR Alimentação e Refeição
• Auxílio Creche
• Vale Transporte
• Bolsa e Plataforma de Cursos
• Day off no mês de aniversário
• Acesso Revista Digital Exame

Itaim Bibi, zona Sul de São Paulo e Jardim Paulista, zona Oeste de São Paulo.

A Exame respeita a pluralidade de identidades e trabalha para promover uma cultura inclusiva. Não fazemos distinção de raça, cor, religião, identidade de gênero, orientação sexual, nacionalidade, deficiência ou idade em nenhuma etapa do processo seletivo, reforçando nosso compromisso com a diversidade.

Suas funções:

• Atendimento telefônico;
• Controle de materiais do escritório;
• Controle da agenda dos sócios;
• Rotina de agendamento de reuniões dos sócios e advogados do escritório;
• Gestão de assistentes.

Requisitos:

• Experiência prévia como secretária executiva;
• Experiência no meio jurídico;
• Domínio do pacote office (Excel, Word, Powerpoint);
• Formação superior completa;
• Inglês avançado.

Se estiver no perfil para esta vaga, você pode enviar o seu CV diretamente para Letícia Ferreira no e-mail com o assunto “Secretária Executiva”.

Ou cadastre seu currículo aqui para outras oportunidades.

Estamos em busca de uma Secretária executiva altamente organizada e dinâmica para apoiar diretamente os sócios da Reg Life.
Essa é uma oportunidade única para trabalhar em um ambiente desafiador e dinâmico, garantindo que as operações diárias dos sócios sejam realizadas de maneira eficaz e eficiente.

O que esperamos de você:

• Experiência mínima de 2 anos

• Experiência prévia como Secretária, preferencialmente atendendo múltiplos executivos

• Habilidades excepcionais de organização e gestão de tempo.

• Capacidade de trabalhar sob pressão e priorizar tarefas em um ambiente dinâmico.

• Excelente comunicação verbal e escrita.

• Proatividade, discrição e atenção aos detalhes.

• Conhecimento avançado em ferramentas de produtividade, incluindo:

• Google Drive (Documentos, Planilhas, Apresentações e gerenciamento de arquivos).

• Gerenciamento de agendas com Google Agenda.

• Ferramenta de gestão de projetos ClickUp (desejável experiência prática).

• Familiaridade com o pacote Microsoft Office (Outlook, Excel, Word, PowerPoint).

• Desejável inglês e espanhol avançado. (Diferencial)
  
  

Competências comportamentais

Comunicação Eficiente
Empatia e Inteligência Emocional
Paciência e Tolerância
Proatividade e Iniciativa
Autonomia
Organização e Gestão do Tempo

Suas principais responsabilidades serão:

• Gerenciar agendas complexas e concorridas dos seis sócios e organizando compromissos.

• Organizar viagens, incluindo pesquisa de destinos, roteiros, reservas, checklists, passagens, hospedagem e documentação legal.

• Facilitar a comunicação entre a diretoria e as demais áreas da empresa, garantindo respostas rapidamente.

• Preparar relatórios, atas de reuniões, apresentações e documentos diversos, conforme solicitado.

• Acompanhar e organizar eventos.

• Garantir o acompanhamento de prazos e entregas importantes, auxiliando na gestão de projetos dos sócios.

• Resolver problemas e lidar com situações inesperadas de forma ágil e assertiva.

• Manter a confidencialidade de informações sensíveis e estratégicas.

• Gerir o processo de reembolso dos sócios, garantindo os prazos.

• Identificar oportunidades de otimização de processos administrativos.
  
  

O que oferecemos:

Modelo de trabalho 100% home office

Treinamentos constantes

100,00 reais no cartão solides no seu aniversário

Apoio para cursos que promovam o seu desenvolvimento

Bônus no final do ano referente a metas

Descanso remunerado

Gympass

Sobre nós:

Somos a maior Escola de Poker da América Latina e temos a missão de transformar a vida de apaixonados por poker através do acesso ao conhecimento das maiores mentes do jogo; tornando esses jogadores vencedores para serem mais felizes fazendo algo que amam com excelência.

Acreditamos que um time diverso é o caminho para cumprir a nossa missão de transformar vidas e, por isso, contamos com uma equipe inovadora, criativa, cheia de energia e, principalmente, apaixonada pelo que faz.

A nossa essência é marcada pela busca por melhoria contínua, desenvolvimento pessoal, contribuição, liberdade, integridade e bom humor.

Nossos valores

• Paixão

• Liberdade

• Comprometimento com resultados

• Contribuição

• Criatividade

• Integridade

Curtiu? Venha fazer parte desse time de sucesso!

ATIVIDADES

Planejar, organizar e coordenar agendas;

Tornar o dia a dia da diretoria da empresa mais produtivo;

Garantir o cumprimento dos horários e atividades;

Organizar e comprar passagens e hospedagens para viagens de negócios;

Gerir salas de reuniões;

Fazer a gestão defacilities,ou seja, fazer a compra e cotação de equipamentos e materiais;

Atender pessoas;

Produzir apresentações e relatórios;

Organizar eventos da diretoria;

EXIGÊNCIA

Ensino superior completo;

Experiência comprovada na área;

HABILIDADES

Organização;
Gestão de tempo;
Google Drive;
Excel;
Senso de urgência;

BENEFÍCIO

Salário a combinar + Ajuda de custo home office

LOCAL DE TRABALHO

Home Office

HORÁRIO DE TRABALHO

De 08h ás 18h

Sede da empresa -MG

Estamos em busca de uma Secretária executiva altamente organizada e dinâmica para apoiar diretamente os sócios da Reg Life.
Essa é uma oportunidade única para trabalhar em um ambiente desafiador e dinâmico, garantindo que as operações diárias dos sócios sejam realizadas de maneira eficaz e eficiente.

O que esperamos de você:

• Experiência mínima de 2 anos

• Experiência prévia como Secretária, preferencialmente atendendo múltiplos executivos

• Habilidades excepcionais de organização e gestão de tempo.

• Capacidade de trabalhar sob pressão e priorizar tarefas em um ambiente dinâmico.

• Excelente comunicação verbal e escrita.

• Proatividade, discrição e atenção aos detalhes.

• Conhecimento avançado em ferramentas de produtividade, incluindo:

• Google Drive (Documentos, Planilhas, Apresentações e gerenciamento de arquivos).

• Gerenciamento de agendas com Google Agenda.

• Ferramenta de gestão de projetos ClickUp (desejável experiência prática).

• Familiaridade com o pacote Microsoft Office (Outlook, Excel, Word, PowerPoint).

• Desejável inglês e espanhol avançado. (Diferencial)
  
  

Competências comportamentais

Comunicação Eficiente
Empatia e Inteligência Emocional
Paciência e Tolerância
Proatividade e Iniciativa
Autonomia
Organização e Gestão do Tempo

Suas principais responsabilidades serão:

• Gerenciar agendas complexas e concorridas dos seis sócios e organizando compromissos.

• Organizar viagens, incluindo pesquisa de destinos, roteiros, reservas, checklists, passagens, hospedagem e documentação legal.

• Facilitar a comunicação entre a diretoria e as demais áreas da empresa, garantindo respostas rapidamente.

• Preparar relatórios, atas de reuniões, apresentações e documentos diversos, conforme solicitado.

• Acompanhar e organizar eventos.

• Garantir o acompanhamento de prazos e entregas importantes, auxiliando na gestão de projetos dos sócios.

• Resolver problemas e lidar com situações inesperadas de forma ágil e assertiva.

• Manter a confidencialidade de informações sensíveis e estratégicas.

• Gerir o processo de reembolso dos sócios, garantindo os prazos.

• Identificar oportunidades de otimização de processos administrativos.
  
  

O que oferecemos:

Modelo de trabalho 100% home office

Treinamentos constantes

100,00 reais no cartão solides no seu aniversário

Apoio para cursos que promovam o seu desenvolvimento

Bônus no final do ano referente a metas

Descanso remunerado

Gympass

Sobre nós:

Somos a maior Escola de Poker da América Latina e temos a missão de transformar a vida de apaixonados por poker através do acesso ao conhecimento das maiores mentes do jogo; tornando esses jogadores vencedores para serem mais felizes fazendo algo que amam com excelência.

Acreditamos que um time diverso é o caminho para cumprir a nossa missão de transformar vidas e, por isso, contamos com uma equipe inovadora, criativa, cheia de energia e, principalmente, apaixonada pelo que faz.

A nossa essência é marcada pela busca por melhoria contínua, desenvolvimento pessoal, contribuição, liberdade, integridade e bom humor.

Nossos valores

• Paixão

• Liberdade

• Comprometimento com resultados

• Contribuição

• Criatividade

• Integridade

Curtiu? Venha fazer parte desse time de sucesso!

ATIVIDADES

Planejar, organizar e coordenar agendas;

Tornar o dia a dia da diretoria da empresa mais produtivo;

Garantir o cumprimento dos horários e atividades;

Organizar e comprar passagens e hospedagens para viagens de negócios;

Gerir salas de reuniões;

Fazer a gestão defacilities,ou seja, fazer a compra e cotação de equipamentos e materiais;

Atender pessoas;

Produzir apresentações e relatórios;

Organizar eventos da diretoria;

EXIGÊNCIA

Ensino superior completo;

Experiência comprovada na área;

HABILIDADES

Organização;
Gestão de tempo;
Google Drive;
Excel;
Senso de urgência;

BENEFÍCIO

Salário a combinar + Ajuda de custo home office

LOCAL DE TRABALHO

Home Office

HORÁRIO DE TRABALHO

De 08h ás 18h

Sede da empresa -MG

ATIVIDADES

Planejar, organizar e coordenar agendas;

Tornar o dia a dia da diretoria da empresa mais produtivo;

Garantir o cumprimento dos horários e atividades;

Organizar e comprar passagens e hospedagens para viagens de negócios;

Gerir salas de reuniões;

Fazer a gestão defacilities,ou seja, fazer a compra e cotação de equipamentos e materiais;

Atender pessoas;

Produzir apresentações e relatórios;

Organizar eventos da diretoria;

EXIGÊNCIA

Ensino superior completo;

Experiência comprovada na área;

HABILIDADES

Organização;
Gestão de tempo;
Google Drive;
Excel;
Senso de urgência;

BENEFÍCIO

Salário a combinar + Ajuda de custo home office

LOCAL DE TRABALHO

Home Office

HORÁRIO DE TRABALHO

De 08h ás 18h

Sede da empresa -MG