211 Empregos para Ms project - Rio de Janeiro
Lider de Projetos - Lead Project Management Specialist
Publicado há 5 dias atrás
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Descrição Do Trabalho
Você gosta de assumir a responsabilidade por projetos para garantir o sucesso?
Você está animado com a perspectiva de trabalhar para um líder do setor em Tecnologia de Energia?
Junte-se a nossa equipe!
Desenvolvemos sistemas mais inteligentes para controlar e monitorar a extração de petróleo e gás. Inovando no setor de energia, nossos recursos de pressão submarina e de superfície são líderes no setor.
Faça parceria com os melhores:
O Líder de Gerenciamento de Projetos é responsável pela entrega dos projetos sob sua gestão, controlando a margem de contribuição e garantindo a satisfação dos clientes através da gestão das atividades, recursos e stakeholders envolvidos.
Deve buscar soluções práticas e inovadoras para atingir os objetivos do setor, respeitando as regras e procedimentos da empresa.
Como Líder de Projetos , você será responsável por:
- Trabalhar com a equipe de Gerenciamento de Projetos para identificar questões, demandas, gaps e atuar junto ao time de ITO para mitigá-los, garantindo propostas consistentes para os clientes.
- Analisar os T&Cs das propostas, assegurando conformidade com as políticas da Baker Hughes.
- Participar na fase de Proposta junto ao time de ITO e Sourcing na elaboração do Budget, esclarecendo premissas e restrições.
- Definir estratégias viáveis para a execução do projeto conforme a fase de proposta.
- Colaborar com a gestão de riscos para mapear e mitigar riscos na fase de proposta e execução.
- Identificar falhas de comunicação e trabalhar para eliminá-las.
- Revisar lições aprendidas de outros projetos e manter registros atualizados.
- Controlar custos, impacto na margem de lucro, fluxo de caixa e questões de pagamento com clientes.
- Garantir o cumprimento das políticas de Saúde, Segurança e Meio Ambiente, monitorando impactos ambientais e riscos ocupacionais.
- Seguir as políticas de qualidade e reportar não conformidades ou riscos.
Alimente sua paixão
Para ter sucesso nesta função, você precisa:
- Ter Bacharelado em Engenharia ou Administração
- MBA em gerenciamento de Projetos (Desejável)
- Experiência em gestão de Projetos, preferencialmente em Óleo e Gás
- Fluência em português e inglês avançado
- Conhecimento técnico de Dutos Flexíveis (Desejável)
- Certificação PMP (Desejável)
- Habilidades interpessoais e de liderança
Trabalhe de uma maneira que funcione para você
Oferecemos opções de trabalho flexíveis, reconhecendo as diferenças individuais.
Trabalhando Conosco
Valorizamos o desenvolvimento, engajamento e bem-estar de nossos funcionários, investindo em treinamentos, benefícios e liderança.
As coisas boas
Oferecemos benefícios como políticas de equilíbrio trabalho-vida, assistência médica, seguro de vida, programas de invalidez e benefícios adicionais.
Sobre Nós
Com operações em mais de 120 países, buscamos alcançar emissões líquidas de carbono zero até 2050. Procuramos pessoas apaixonadas por tornar a energia mais segura, limpa e eficiente.
Localidade: Retic (Fundão/RJ)
Junte-se a Nós
Se deseja fazer a diferença em uma empresa global com clientes e projetos interessantes, venha crescer conosco!
Nosso compromisso com a diversidade é reforçado na prioridade de oportunidades iguais para todos, incluindo pessoas com deficiência.
Alerta de Privacidade
Seus dados pessoais serão utilizados para verificações de conformidade, armazenados de forma segura e processados conforme as políticas da Baker Hughes.
#J-18808-LjbffrLider de Projetos - Lead Project Management Specialist
Publicado há 10 dias atrás
Trabalho visualizado
Descrição Do Trabalho
Você gosta de assumir a responsabilidade por projetos para garantir o sucesso?
Você está animado com a perspectiva de trabalhar para um líder do setor em Tecnologia de Energia?
Junte-se a nossa equipe!
Desenvolvemos sistemas mais inteligentes para controlar e monitorar a extração de petróleo e gás. Inovando no setor de energia, nossos recursos de pressão submarina e de superfície são líderes no setor.
Faça parceria com os melhores:
O Lider de Gerenciamento de Projetos é responsável pela entrega dos Projetos designados a sua gestão, controlando a margem de contribuição, e garantindo a satisfação dos clientes através da gestão das atividades e recursos de Projetos e seus respectivos Stakeholders.
Deve buscar maneiras práticas e inovativas para atendimento dos objetivos do setor, respeitando as regras e procedimentos da empresa.
Como Líder de Projetos , você será responsável por:
- Trabalhar juntamente com o time de Gerenciamento de Projetos para identificar questões e demandas geradas em ITO, mapear gaps e atuar junto ao time de ITO visando mitiga-los, garantindo a consistência nas propostas para os clientes.
- Atuar na análise dos T&Cs das propostas certificando que estão de acordo com as políticas e procedimentos Baker Hughes aplicáveis.
- Atuar durante a fase Proposta junto ao time de ITO e Sourcing na construção do Budget para esclarecer quaisquer premissas e restrições.
- Definir estratégias viáveis para a execução do Projeto conforme desenhado na fase Proposta.
- Atuar junto ao time de gestão de riscos, além das demais áreas, a fim de mapear e mitigar os riscos do Projeto identificados na fase de proposta, bem como os riscos surgidos na fase de execução.
- Identificar potenciais falhas de comunicação e trabalhar para eliminá-las.
- Revisar as lições apreendidas de outros Projetos e manter os registros do Projeto atual para futuras propostas e execuções.
- Atuar no controle dos custos do Projeto, seus respectivos impactos na margem de lucro, garantir o fluxo de caixa planejado e tratar junto aos clientes eventuais questões relacionadas aos pagamentos dos Projetos.
- Assegurar que os valores de Saúde, Segurança e Meio Ambiente, expressos nas Políticas da empresa, sejam praticados por colaboradores, fornecedores e terceiros, através da identificação, monitoramento e controle de impactos ambientais e riscos ocupacionais significativos, baseado em atitude, liderança, treinamento e comprometimento;
- Trabalhar em conformidade com a política e procedimentos da empresa relativos a qualidade e as nossas operações. Reportar qualquer não conformidade, preocupação e situações de risco ao produto/processo/serviço. Estar comprometido com os resultados dos objetivos da qualidade e buscar a melhoria continua do produto/processo/serviço.
Alimente sua paixão
Para ter sucesso nesta função, você precisa:
- Ter Bacharelado em Engenharia ou Administração
- MBA em gerenciamento de Projetos (Desejável)
- Experiência em gestão de Projetos
- Experiência em gestão de Projetos de Óleo e Gás (Desejável)
- Falar português fluentemente e inglês avançado, com boas habilidades de comunicação oral e escrita.
- Conhecimento técnico de Dutos Flexíveis (Desejável)
- Certificação PMP (Desejável)
- Fortes habilidades interpessoais e de liderança
Trabalhe de uma maneira que funcione para você
Reconhecemos que cada pessoa é diferente e que a maneira como as pessoas desejam trabalhar e oferecer o melhor é diferente para cada pessoa também. Nesta função, podemos oferecer os seguintes padrões de trabalho flexíveis:
- Seg-Sex
Trabalhando Conosco
Nosso pessoal está no centro do que fazemos na Baker Hughes. Sabemos que somos melhores quando todos os nossos funcionários são desenvolvidos, engajados e capazes de trazer todo o seu ser autêntico para o trabalho. Investimos na saúde e no bem-estar de nossa força de trabalho, treinamos e recompensamos talentos e desenvolvemos líderes em todos os níveis para trazer à tona o melhor de cada um.
As coisas boas
Nossas invenções revolucionaram a energia por mais de um século. Mas para seguir em frente amanhã, sabemos que temos que ultrapassar os limites hoje. Priorizamos recompensar aqueles que adotam a mudança com um pacote que reflete o quanto valorizamos suas contribuições. Junte-se a nós, e você pode esperar:
- Políticas contemporâneas de equilíbrio trabalho-vida e atividades de bem-estar
- Opções abrangentes de assistência médica privada
- Rede de segurança de seguro de vida e programas de invalidez personalizados
- Benefícios adicionais eleitos ou voluntários
Sobre Nós
Com operações em mais de 120 países, oferecemos melhores soluções para nossos clientes e oportunidades mais ricas para nosso pessoal. Como um parceiro líder da indústria de energia, estamos comprometidos em alcançar emissões líquidas de carbono zero até 2050 e estamos sempre procurando as pessoas certas para nos ajudar a chegar lá. Pessoas que são tão apaixonadas quanto nós por tornar a energia mais segura, limpa e eficiente.
Localidade: Retic (Fundão/RJ)
Junte-se a Nós
Você está procurando uma oportunidade de fazer a diferença em uma empresa com alcance global e serviços e clientes interessantes? Venha se juntar a nós e crescer com uma equipe de pessoas que irão energizar e inspirar você!
A Baker Hughes Company prioriza oportunidades iguais para todos os candidatos. Todas as nossas vagas são destinadas também a pessoas portadoras de deficiência. As decisões de contratação são tomadas independentemente de raça, cor, religião, origem nacional ou étnica, sexo, orientação sexual, identidade ou expressão de gênero, idade, deficiência, ou outras características protegidas por lei.
Alerta de Privacidade
Os dados pessoais coletados como parte deste processo serão usados para fins de verificação de conformidade com a legislação. Tais dados serão armazenados de forma segura e com acesso limitado, sendo retidos de acordo com as políticas de retenção de documentos da Baker Hughes. Os dados pessoais serão processados de acordo com o Aviso de Proteção de Dados da Baker Hughes, e com o “Nosso Jeito: o Código de Conduta da Baker Hughes”, disponívelaqui .
About Us:We are an energy technology company that provides solutions to energy and industrial customers worldwide. Built on a century of experience and conducting business in over 120 countries, our innovative technologies and services are taking energy forward – making it safer, cleaner and more efficient for people and the planet.
Join Us:
Are you seeking an opportunity to make a real difference in a company that values innovation and progress? Join us and become part of a team of people who will challenge and inspire you! Let’s come together and take energy forward.
Baker Hughes Company is an Equal Opportunity Employer. Employment decisions are made without regard to race, color, religion, national or ethnic origin, sex, sexual orientation, gender identity or expression, age, disability, protected veteran status or other characteristics protected by law.
Dms log | project management office team leader | technology
Publicado há 6 dias atrás
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Descrição Do Trabalho
- Formação superior completa em Engenharia, Sistemas de Informação, Administração, Logística ou áreas correlatas;
- Inglês intermediário a avançado será testado;
- Experiência na criação e implementação de frameworks de governança, incluindo processos de intake, priorização, gestão de capacidade (capacity planning) e report executivo;
- Experiência com metodologias ágeis e ferramentas de gestão de projetos;
- Capacidade de gerenciar orçamentos de portfólio, analisar indicadores financeiros (ROI, VPL) e comunicar a saúde financeira dos projetos para a liderança;
- Experiência com logística internacional, em setores como frete internacional ou comércio exterior desejável;
- Certificações relevantes (ex: PMP, Prince2, Certified ScrumMaster®) desejável;
- Experiência em uma posição de liderança, gerenciando diretamente um portfólio de projetos ou outras lideranças desejável;
- Espanhol intermediário a avançado desejável.
- Atuar como ponto de contato sênior para clientes finais em projetos estratégicos, garantindo o alinhamento das expectativas, comunicando o progresso e gerenciando a satisfação do cliente ao longo do ciclo de vida dos projetos;
- Atuar como ponto focal para a alta liderança, comunicando o andamento, os riscos, os resultados e o impacto estratégico do portfólio de projetos. Facilitar a priorização de iniciativas e o processo de tomada de decisão executiva;
- Estruturar e montar as equipes de projetos, participando da definição dos perfis, do processo de recrutamento e da seleção de talentos, para garantir a formação de times de alta performance nas funções necessárias;
- Supervisionar o planejamento de capacidade (capacity planning) e a alocação de recursos estratégicos entre os projetos, otimizando a utilização e garantindo que as equipes estejam preparadas para os desafios;
- Definir e implementar a visão estratégica para o PMO, assegurando que o portfólio de programas e projetos esteja diretamente alinhado com as metas de crescimento, inovação e eficiência operacional da DMS Logistics;
- Estabelecer e aprimorar o framework de governança de projetos, programas e portfólio, definindo metodologias (híbridas, ágeis, preditivas), padrões e KPIs que garantam a entrega de valor de forma consistente e mensurável;
- Liderar, mentorar e desenvolver os Team Leaders de PMO alocados nas diferentes unidades de negócio ou áreas funcionais, garantindo a padronização de práticas, o desenvolvimento de competências e a alta performance das equipes;
- Liderar iniciativas de gestão da mudança associadas aos grandes projetos estratégicos, fomentando uma cultura de melhoria contínua e inovação dentro da estrutura de PMO, incentivando a busca por novas tecnologias e processos mais eficientes;
- Desenvolver e apresentar análises e relatórios estratégicos sobre a saúde do portfólio, incluindo performance financeira, entrega de benefícios e gestão de riscos, para suportar a tomada de decisão da diretoria.
Project Coordinator
Publicado há 5 dias atrás
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Descrição Do Trabalho
Kongsberg Maritime , a subsidiary of KONGSBERG, is a global marine technology company, providing innovative and reliable technology solutions for all marine industry sectors including merchant, offshore, subsea and naval. Headquartered in Kongsberg, Norway, the company has manufacturing, sales and service facilities in 34 countries. Kongsberg Maritime is a market leader in systems for positioning, surveying, navigation and automation. Important markets include countries with significant offshore and shipyard industries. We are determined to provide our customers with innovative and reliable marine electronics that ensure optimal operation at sea.
AtKONGSBERG , we believe in tackling challenging problems and delivering extreme performance for extreme conditions.We do that through excellent products and services developed for delivering the greatest benefits to our customers.
An exciting opportunity has arisen asProject Coordinator , reporting to the Customer Support department - Operations Manager. In this role, you will be responsible for responding to customers and allocating the proper service engineer for larger in-depth projects and multi dept services. Aiding and supporting the customers.
The Project Coordinator is the “go-to” person for all project related needs from both internal and external customers. All customers will receive timely and accurate responses. This position requires vast customer support skills as it requires frequent contacts with customers and sister companies/headquarters. This Project Coordinator will work with the Spare part and Service support team to accurately fill customer needs.
Key Accountabilities: .
- Provide inputs to fixed-price projects to Customer Support department during quoting phase (manning, tools, requirements, exclusions, project specifics
- Provide inputs to the Procurement Team related to subcontractor workforce during quoting phase (manning, tools, requirements)
- Participate in Customer meetings when needed for resource planning scopes with AMS/PM/Sales managers, communicate with the customer during the service and assist with answering doubts. This includes meetings during dockings to follow-up the agreed work scope.
- Main responsible for personnel logistics including subcontractors’ when applicable
- Take part in KM Brazil 24-hour emergency support and KM Brazil service desk emails outside of normal business hours.
- Responsible for Work orders and Service appointments for project related service orders.
- Check the Project expenses report and send to Dept Leader for final Management approval.
- Responsible to revise the final value of the subcontractor invoice, compare with the original quotation, validate it and send for final Management approval.
- Responsible for assigned CRM queues and e-mail routing when required
- Participate in routine meetings for sharing resources regionally
- Communicate with the customer before and during the service and assist with all questions related to engineer scheduling and job specifics
Qualifications and Experience:
- Knowledge of KM Worldwide organizations, products, deliveries, and customers.
- Experience with Windows based ERP system is a plus
- Technical expertise is a plus
- Knowledge of operating a PC and working with Microsoft Office
- Knowledge of Microsoft Project
- Good English written and verbal communication with both internal and external customers
- High level of customer service skills
You are able to:
- Committed and reliable
- Ability to manage time and meet required deadlines
- Ability to be self-sufficient
- Positive attitude and ability to work well with others
KONGSBERG is an equal opportunity employer. With us, you will be offered a competitive salary and benefit packages with good development opportunities in an international environment. We offer an inspiring and safe work-environment and the possibility to work with sustainable and exciting solutions for the future.
#J-18808-LjbffrProject Coordinator
Publicado há 5 dias atrás
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Descrição Do Trabalho
Kongsberg Maritime , a subsidiary of KONGSBERG, is a global marine technology company, providing innovative and reliable technology solutions for all marine industry sectors including merchant, offshore, subsea and naval. Headquartered in Kongsberg, Norway, the company has manufacturing, sales and service facilities in 34 countries. Kongsberg Maritime is a market leader in systems for positioning, surveying, navigation and automation. Important markets include countries with significant offshore and shipyard industries. We are determined to provide our customers with innovative and reliable marine electronics that ensure optimal operation at sea.
AtKONGSBERG , we believe in tackling challenging problems and delivering extreme performance for extreme conditions.We do that through excellent products and services developed for delivering the greatest benefits to our customers.
An exciting opportunity has arisen asProject Coordinator , reporting to the Customer Support department - Operations Manager. In this role, you will be responsible for responding to customers and allocating the proper service engineer for larger in-depth projects and multi dept services. Aiding and supporting the customers.
The Project Coordinator is the “go-to” person for all project related needs from both internal and external customers. All customers will receive timely and accurate responses. This position requires vast customer support skills as it requires frequent contacts with customers and sister companies/headquarters. This Project Coordinator will work with the Spare part and Service support team to accurately fill customer needs.
Key Accountabilities: .
- Provide inputs to fixed-price projects to Customer Support department during quoting phase (manning, tools, requirements, exclusions, project specifics
- Provide inputs to the Procurement Team related to subcontractor workforce during quoting phase (manning, tools, requirements)
- Participate in Customer meetings when needed for resource planning scopes with AMS/PM/Sales managers, communicate with the customer during the service and assist with answering doubts. This includes meetings during dockings to follow-up the agreed work scope.
- Main responsible for personnel logistics including subcontractors’ when applicable
- Take part in KM Brazil 24-hour emergency support and KM Brazil service desk emails outside of normal business hours.
- Responsible for Work orders and Service appointments for project related service orders.
- Check the Project expenses report and send to Dept Leader for final Management approval.
- Responsible to revise the final value of the subcontractor invoice, compare with the original quotation, validate it and send for final Management approval.
- Responsible for assigned CRM queues and e-mail routing when required
- Participate in routine meetings for sharing resources regionally
- Communicate with the customer before and during the service and assist with all questions related to engineer scheduling and job specifics
Qualifications and Experience:
- Knowledge of KM Worldwide organizations, products, deliveries, and customers.
- Experience with Windows based ERP system is a plus
- Technical expertise is a plus
- Knowledge of operating a PC and working with Microsoft Office
- Knowledge of Microsoft Project
- Good English written and verbal communication with both internal and external customers
- High level of customer service skills
You are able to:
- Committed and reliable
- Ability to manage time and meet required deadlines
- Ability to be self-sufficient
- Positive attitude and ability to work well with others
KONGSBERG is an equal opportunity employer. With us, you will be offered a competitive salary and benefit packages with good development opportunities in an international environment. We offer an inspiring and safe work-environment and the possibility to work with sustainable and exciting solutions for the future.
#J-18808-LjbffrProject Coordinator/Project Manager - Full Time (Remote)
Hoje
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Descrição Do Trabalho
About Us: Blikket is a specialized eCommerce growth partner with $150M in proven results, helping brands from early-stage to multinationals achieve higher conversions and lasting growth through tailored digital experiences.
What You'll Do:
Executive Project Coordination- Coordinate projects and priorities for our COO who works closely with the CEO
- Prepare project status updates and materials for CEO-COO daily communication
- Manage CEO's project timelines and ensure nothing falls through the cracks
- Own CEO's calendar coordination using systematic scheduling frameworks
- Anticipate project needs for CEO before meetings and important calls
- Review AI meeting notes (Fireflies.ai), extract action items, and distribute to project teams
- Prepare project agendas for internal meetings and ensure weekly team calls stay on track
- Create weekly project status reports following SOPs and compile monthly project reporting
- Coordinate project deliverables between design and development teams
- Track project progress and ensure timely completion
- Manage social media content projects using our internal tools
- Coordinate graphic creation projects with design team, manage CEO/COO approval workflow, and schedule content publication
- Oversee sales follow-up projects, meeting research coordination, and email campaign management
- Support client relationship projects and lead nurturing initiatives
- When project capacity allows, identify and manage process improvement initiatives
- Coordinate administrative projects to keep operations running smoothly
- Research and manage optimization opportunities and workflow improvements
What We Need:
- 3+ years in project coordination or project management roles
- Required Tools: ClickUp, HubSpot, Fireflies.ai, Slack, Google Meet
- Strong project management and team coordination skills
- Experience managing marketing and sales projects
- Self-starter mindset: You identify and initiate valuable projects when capacity allows
- Proactive coordination: You anticipate project needs rather than wait to be told
- Systems-oriented: You create project workflows that ensure nothing is missed
Success Metrics:
- CEO feels completely supported with seamless project coordination
- All projects run smoothly with proper planning and follow-through
- Marketing projects flow seamlessly from creation to completion
- Project reports provide clear visibility into progress and outcomes
- Operations run without constant project oversight
Compensation:
$1,500/month + performance bonuses based on project delivery excellence
Ready to coordinate the projects that drive our eCommerce growth mission? Apply now!
Project Coordinator/Project Manager - Full Time (Remote)
Hoje
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Descrição Do Trabalho
About Us: Blikket is a specialized eCommerce growth partner with $150M in proven results, helping brands from early-stage to multinationals achieve higher conversions and lasting growth through tailored digital experiences.
What You'll Do:
Executive Project Coordination- Coordinate projects and priorities for our COO who works closely with the CEO
- Prepare project status updates and materials for CEO-COO daily communication
- Manage CEO's project timelines and ensure nothing falls through the cracks
- Own CEO's calendar coordination using systematic scheduling frameworks
- Anticipate project needs for CEO before meetings and important calls
- Review AI meeting notes (Fireflies.ai), extract action items, and distribute to project teams
- Prepare project agendas for internal meetings and ensure weekly team calls stay on track
- Create weekly project status reports following SOPs and compile monthly project reporting
- Coordinate project deliverables between design and development teams
- Track project progress and ensure timely completion
- Manage social media content projects using our internal tools
- Coordinate graphic creation projects with design team, manage CEO/COO approval workflow, and schedule content publication
- Oversee sales follow-up projects, meeting research coordination, and email campaign management
- Support client relationship projects and lead nurturing initiatives
- When project capacity allows, identify and manage process improvement initiatives
- Coordinate administrative projects to keep operations running smoothly
- Research and manage optimization opportunities and workflow improvements
What We Need:
- 3+ years in project coordination or project management roles
- Required Tools: ClickUp, HubSpot, Fireflies.ai, Slack, Google Meet
- Strong project management and team coordination skills
- Experience managing marketing and sales projects
- Self-starter mindset: You identify and initiate valuable projects when capacity allows
- Proactive coordination: You anticipate project needs rather than wait to be told
- Systems-oriented: You create project workflows that ensure nothing is missed
Success Metrics:
- CEO feels completely supported with seamless project coordination
- All projects run smoothly with proper planning and follow-through
- Marketing projects flow seamlessly from creation to completion
- Project reports provide clear visibility into progress and outcomes
- Operations run without constant project oversight
Compensation:
$1,500/month + performance bonuses based on project delivery excellence
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Sobre o mais recente Ms project Empregos em Rio de Janeiro !
Project Coordinator/Project Manager - Full Time (Remote)
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What You'll Do:
Executive Project Coordination- Coordinate projects and priorities for our COO who works closely with the CEO
- Prepare project status updates and materials for CEO-COO daily communication
- Manage CEO's project timelines and ensure nothing falls through the cracks
- Own CEO's calendar coordination using systematic scheduling frameworks
- Anticipate project needs for CEO before meetings and important calls
- Review AI meeting notes (Fireflies.ai), extract action items, and distribute to project teams
- Prepare project agendas for internal meetings and ensure weekly team calls stay on track
- Create weekly project status reports following SOPs and compile monthly project reporting
- Coordinate project deliverables between design and development teams
- Track project progress and ensure timely completion
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- Coordinate graphic creation projects with design team, manage CEO/COO approval workflow, and schedule content publication
- Oversee sales follow-up projects, meeting research coordination, and email campaign management
- Support client relationship projects and lead nurturing initiatives
- When project capacity allows, identify and manage process improvement initiatives
- Coordinate administrative projects to keep operations running smoothly
- Research and manage optimization opportunities and workflow improvements
What We Need:
- 3+ years in project coordination or project management roles
- Required Tools: ClickUp, HubSpot, Fireflies.ai, Slack, Google Meet
- Strong project management and team coordination skills
- Experience managing marketing and sales projects
- Self-starter mindset: You identify and initiate valuable projects when capacity allows
- Proactive coordination: You anticipate project needs rather than wait to be told
- Systems-oriented: You create project workflows that ensure nothing is missed
Success Metrics:
- CEO feels completely supported with seamless project coordination
- All projects run smoothly with proper planning and follow-through
- Marketing projects flow seamlessly from creation to completion
- Project reports provide clear visibility into progress and outcomes
- Operations run without constant project oversight
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What You'll Do:
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- Own CEO's calendar coordination using systematic scheduling frameworks
- Anticipate project needs for CEO before meetings and important calls
- Review AI meeting notes (Fireflies.ai), extract action items, and distribute to project teams
- Prepare project agendas for internal meetings and ensure weekly team calls stay on track
- Create weekly project status reports following SOPs and compile monthly project reporting
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- Oversee sales follow-up projects, meeting research coordination, and email campaign management
- Support client relationship projects and lead nurturing initiatives
- When project capacity allows, identify and manage process improvement initiatives
- Coordinate administrative projects to keep operations running smoothly
- Research and manage optimization opportunities and workflow improvements
What We Need:
- 3+ years in project coordination or project management roles
- Required Tools: ClickUp, HubSpot, Fireflies.ai, Slack, Google Meet
- Strong project management and team coordination skills
- Experience managing marketing and sales projects
- Self-starter mindset: You identify and initiate valuable projects when capacity allows
- Proactive coordination: You anticipate project needs rather than wait to be told
- Systems-oriented: You create project workflows that ensure nothing is missed
Success Metrics:
- CEO feels completely supported with seamless project coordination
- All projects run smoothly with proper planning and follow-through
- Marketing projects flow seamlessly from creation to completion
- Project reports provide clear visibility into progress and outcomes
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Executive Project Coordination- Coordinate projects and priorities for our COO who works closely with the CEO
- Prepare project status updates and materials for CEO-COO daily communication
- Manage CEO's project timelines and ensure nothing falls through the cracks
- Own CEO's calendar coordination using systematic scheduling frameworks
- Anticipate project needs for CEO before meetings and important calls
- Review AI meeting notes (Fireflies.ai), extract action items, and distribute to project teams
- Prepare project agendas for internal meetings and ensure weekly team calls stay on track
- Create weekly project status reports following SOPs and compile monthly project reporting
- Coordinate project deliverables between design and development teams
- Track project progress and ensure timely completion
- Manage social media content projects using our internal tools
- Coordinate graphic creation projects with design team, manage CEO/COO approval workflow, and schedule content publication
- Oversee sales follow-up projects, meeting research coordination, and email campaign management
- Support client relationship projects and lead nurturing initiatives
- When project capacity allows, identify and manage process improvement initiatives
- Coordinate administrative projects to keep operations running smoothly
- Research and manage optimization opportunities and workflow improvements
What We Need:
- 3+ years in project coordination or project management roles
- Required Tools: ClickUp, HubSpot, Fireflies.ai, Slack, Google Meet
- Strong project management and team coordination skills
- Experience managing marketing and sales projects
- Self-starter mindset: You identify and initiate valuable projects when capacity allows
- Proactive coordination: You anticipate project needs rather than wait to be told
- Systems-oriented: You create project workflows that ensure nothing is missed
Success Metrics:
- CEO feels completely supported with seamless project coordination
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